Email masih menjadi salah satu alat komunikasi bisnis paling krusial hingga hari ini. Tapi, di balik kemudahan dan kecepatan yang ditawarkannya, email juga menyimpan risiko besar terutama jika Anda menggunakan corporate email untuk urusan bisnis penting.
Salah satu ancaman terbesar yang mengintai adalah phishing dan spam. Dua istilah yang terdengar sepele, namun bisa menimbulkan kerugian besar: kehilangan data, pembobolan akun, pencurian identitas, hingga kerusakan reputasi bisnis.
Dalam artikel ini, kami akan membahas tentang:
- Apa itu phishing dan spam
- Mengapa keduanya menjadi ancaman serius bagi bisnis
- Dan tentu saja, panduan langkah demi langkah untuk melindungi corporate email Anda dan tim Anda dari ancaman ini
Yuk, kita mulai dari dasarnya dulu.
Apa Itu Phishing dan Spam?
Phishing
Phishing adalah upaya penipuan yang dilakukan lewat email dengan tujuan mencuri data sensitif seperti password, nomor kartu kredit, atau data login. Biasanya, pelaku menyamar sebagai pihak terpercaya (seperti bank, rekan kerja, atau bahkan atasan Anda), lalu mengarahkan korban untuk mengklik tautan berbahaya atau mengisi informasi di situs palsu.
Spam
Spam adalah email yang tidak diinginkan, biasanya dikirim dalam jumlah besar. Bisa berupa iklan, penawaran palsu, atau pesan mencurigakan. Meskipun tidak selalu berbahaya, spam bisa mengganggu, membanjiri inbox, dan kadang menyembunyikan malware di baliknya.
Mengapa Corporate Email Rawan Diserang?
Corporate email adalah pintu masuk ke data internal bisnis Anda. Bagi pelaku kejahatan siber, corporate email ibarat emas yang siap digali.
Kenapa bisa jadi target?
- Email perusahaan sering digunakan untuk komunikasi penting: kontrak, keuangan, data klien
- Banyak karyawan belum paham ancaman digital
- Akun email sering terhubung ke berbagai platform: cloud, CRM, ERP
- Banyak perusahaan kecil hingga menengah belum menerapkan perlindungan memadai
Satu klik pada email phishing bisa membuka celah besar bagi peretas.
Tanda-tanda Email Phishing dan Spam yang Harus Diwaspadai
Mengenali ciri-ciri email berbahaya adalah langkah awal paling penting.
Waspadai jika email:
- Menggunakan alamat pengirim aneh (contoh: admin@micros0ft-support.com)
- Meminta Anda mengklik tautan yang tidak biasa
- Memiliki tata bahasa atau ejaan yang janggal
- Berisi lampiran .exe, .zip, atau file aneh lainnya
- Menyampaikan ancaman atau tekanan (contoh: “Akun Anda akan diblokir dalam 24 jam!”)
- Terlalu menjanjikan (contoh: “Anda menang hadiah Rp50 juta dari Shopee!”)
Panduan Mengamankan Corporate Email Anda
Sekarang saatnya kita bahas strategi konkret dan mudah diterapkan untuk mengamankan email bisnis Anda dari phishing dan spam.
1. Gunakan Email dengan Domain Profesional
Pastikan email bisnis Anda menggunakan domain perusahaan sendiri, seperti:
Selain terlihat profesional, domain sendiri memberi Anda kontrol lebih atas sistem keamanan dan pengelolaan email.
2. Aktifkan Autentikasi Dua Faktor (2FA)
Dengan 2FA, setiap kali login, Anda (atau tim Anda) tidak hanya memasukkan password, tapi juga kode verifikasi dari ponsel atau aplikasi autentikator.
Ini seperti menambahkan gembok tambahan di pintu email Anda. Meski password dibobol, akun tetap aman.
Tools rekomendasi:
- Google Authenticator
- Microsoft Authenticator
- Authy
3. Pasang Filter Spam dan Proteksi Email
Sebagian besar layanan email bisnis sudah dilengkapi dengan fitur anti-spam dan anti-phishing. Pastikan fitur ini aktif dan diperbarui secara rutin.
Tips tambahan:
- Gunakan layanan keamanan tambahan seperti Proofpoint, Mimecast, atau Barracuda untuk proteksi lebih lanjut.
- Jangan abaikan email yang masuk ke folder “Spam”, kadang bisa jadi sinyal peringatan untuk sistem Anda.
4. Didik Tim Anda (Security Awareness Training)
Serangan phishing sering menyasar manusia, bukan sistem. Maka, tim Anda adalah pertahanan pertama.
Yang perlu diedukasi:
- Cara mengenali email phishing
- Jangan pernah klik tautan mencurigakan
- Tidak membuka lampiran dari pengirim tidak dikenal
- Laporkan email mencurigakan ke tim IT
Lakukan pelatihan rutin, misalnya 3 bulan sekali. Bisa lewat video, simulasi, atau diskusi ringan.
5. Periksa Alamat Pengirim dengan Teliti
Seringkali peretas menggunakan nama pengirim yang “mirip banget” dengan yang asli. Misalnya:
- asli: hrd@namaperusahaan.com
- palsu: hrd.namaperusahaan@gmail.com
- atau: hrd@namaperus4haan.com
Periksa huruf, domain, dan ekstensi dengan seksama.
6. Gunakan Email Gateway atau Email Security Layer
Email gateway bertugas sebagai “penjaga gerbang” email Anda. Ia akan menyaring spam, mendeteksi phishing, dan menganalisis lampiran sebelum sampai ke inbox.
7. Aktifkan DKIM, SPF, dan DMARC
Tiga teknologi ini bekerja di belakang layar untuk memverifikasi identitas pengirim email dan mencegah pemalsuan email (spoofing).
Fungsi ketiganya:
- SPF (Sender Policy Framework): Menentukan siapa saja yang berhak mengirim email atas nama domain Anda
- DKIM (DomainKeys Identified Mail): Menambahkan tanda tangan digital pada email
- DMARC (Domain-based Message Authentication): Mengatur apa yang harus dilakukan jika email gagal lolos SPF atau DKIM
Minta tim IT Anda untuk mengaktifkan dan mengonfigurasikan ini di DNS domain perusahaan.
8. Jangan Simpan Data Sensitif di Inbox
Email adalah tempat yang tidak ideal untuk menyimpan:
- Password
- Informasi kartu kredit
- Data pribadi pelanggan
- Dokumen legal penting
Gunakan platform yang lebih aman dan terenkripsi untuk penyimpanan, seperti Google Drive dengan kontrol akses, atau software project management internal.
9. Backup Email Secara Berkala
Jika terjadi hal terburuk seperti akun diretas atau email hilang, Anda tetap bisa memulihkan data.
Caranya:
- Gunakan fitur backup dari penyedia cloud email
- Atau gunakan layanan seperti Backupify, Dropsuite, atau SpinBackup
Backup adalah “jaring pengaman” digital Anda.
10. Laporkan dan Blokir Serangan Sejak Dini
Jika Anda atau tim menerima email mencurigakan:
- Jangan langsung hapus
- Tandai sebagai “phishing”
- Laporkan ke tim IT atau administrator email
Setiap laporan membantu sistem keamanan belajar dan memperkuat pertahanannya.
Kesimpulan
Mengamankan corporate email bukan hanya urusan IT atau divisi keamanan. Ini adalah tanggung jawab semua anggota tim, karena manusia adalah mata rantai terlemah sekaligus terpenting dalam keamanan siber.
Ingat:
- Satu klik ceroboh bisa membahayakan data seluruh perusahaan
- Tapi satu tindakan hati-hati bisa menyelamatkan bisnis Anda dari serangan digital
Mulailah dari hal kecil seperti edukasi tim, aktifkan proteksi dasar, dan pilih platform email yang terpercaya. Dengan begitu, Anda tidak hanya membangun komunikasi yang efisien, tapi juga benteng digital yang kokoh untuk melindungi bisnis Anda.
