Meski teknologi komunikasi sudah semakin berkembang dengan berbagai variasi, tapi penggunaan email masih dibutuhkan bagi beberapa individu maupun perusahaan. Berkomunikasi melalui media elektronik tersebut dianggap lebih formal dan ada beberapa fitur pendukung yang membantu proses pengiriman pesan. 

Salah satu fitur yang berperan penting untuk menerima dan mengirim email seseorang adalah mail server. Singkatnya, sistem ini mempunyai peran seperti kantor pusat yang bertugas untuk mendistribusikan sebuah pesan supaya masuk dan keluar. 

Untuk mengetahui lebih lengkap tentang pengertian, jenis-jenis dan cara kerja mail server di dalam bisni. Sobat maxcloud bisa menyimak informasi lengkapnya dibawah ini! 

Pengertian Mail Server 

Mail server merupakan sistem komputer yang digunakan untuk menerima, mengolah, menyimpan dan mengirimkan email yang masuk melalui jaringan internet. Selain itu, Mail server bisa digunakan untuk mengirim pesan di antara pengguna dengan perangkat yang melibatkan server untuk menerima, menyimpan dan mengirimkan email tersebut. 

Meski terlihat instan, sesungguhnya proses dari sistem ini terbilang sangat kompleks. Setiap pengguna yang mengirimkan email melalui internet, sistem tersebut akan meneruskan pesan ke pihak penerima server. 

Jadi, pesan yang sudah terkirim ini akan disimpan terlebih dahulu oleh sistem sampai pada akhirnya diterima oleh penerima yang dituju. Apabila penerima membuka dan memeriksa pesan yang masuk tersebut, maka pesan akan terunduh secara otomatis dari mail server ke sebuah perangkat komputer.

Sistem ini menggunakan beberapa protokol untuk mengatur sebuah pesan yang masuk, seperti IMAP (Internet Message Access Protocol), SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) dan POP3 (Post Office Protocol 3).  Sebagai tambahan, sistem ini juga bisa diakses oleh pengguna dari browser web manapun melalui antarmuka yang disediakan oleh pihak penyedia layanan. 

Jenis-Jenis Mail Server 

Sebagai berikut adalah beberapa jenis mail server yang bisa sobat maxcloud gunakan : 

1.  Postfix 

Postfix adalah salah satu jenis sistem yang paling banyak digunakan oleh pengguna. Layanan ini juga bisa diintegrasikan dengan berbagai database pengguna seperti PostgreSQL, LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) dan MySQL. 

Protokol yang digunakan pada jenis ini adalah MTA.  Selain itu, kemudahannya untuk integrasi dan dikonfigurasi ini menjadi nilai tambah tersendiri bagi pengguna. 

Hal ini disebabkan oleh jenis Postfix bisa dipasang pada berbagai jenis sistem operasi seperti Solaris dan Linux.  Postfix juga banyak banyak digunakan oleh perusahaan baik besar atau kecil. 

2. Qmail 

Masih sama seperti jenis Postfix, jenis yang satu ini berfungsi sebagai perantara di dalam pengiriman email dari pengirim ke penerima. Akan tetapi, untuk jenis yang satu ini mempunyai keunggulan tinggi dibandingkan jenis sebelumnya. 

Salah satunya adalah fitur Maildir yang memungkinkan sebuah sistem untuk memisahkan pesan ke file tersendiri. Ada beberapa fitur lainnya seperti mailbox wildcard, modularitas Qmail dan masih banyak yang lainnya lagi. 

3. Sendmail

Sendmail adalah sistem yang stabil dan menawarkan fitur sangat lengkap untuk memudahkan para pengguna. Konfigurasi mail server pada jenis ini juga menggunakan beberapa fitur keamanan seperti DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance). 

Perbedaan dari dua jenis sistem sebelumnya adalah Sendmail yang tidak mempunyai protokol IMAP dan POP. Dengan demikian, maka jenis yang satu ini harus harus mempunyai aplikasi tambahan untuk melakukan konfigurasi pesan yang masuk. 

Cara Kerja Mail Server 

Pada dasarnya, proses pengiriman email dari pengirim kepada pihak penerima hanya terdiri dari dua jalur yaitu kotak keluar pengirim dan kotak masuk penerima. Akan tetapi, cara kerja mail server tidak sesederhana itu. 

Ada proses panjang dan sampai pada akhirnya pesan bisa masuk ke penerima. Apabila seseorang mengirim sebuah email, pesan tersebut akan dikirim ke sebuah sistem melalui protokol SMTP. 

Kemudian, untuk sistem tersebut akan melakukan konfirmasi dan memverifikasi apakah pengirim sudah memenuhi syarat untuk mengirimkan pesan tersebut. Persyaratannya bisa  juga berupa kelengkapan isi pesan, subjek dan alamat email penerima. 

Setelah itu, protokol tersebut juga akan mengolah kembali data yang masuk dan memeriksa apakah pesan tersebut tidak mengandung virus berbahaya. Selain itu, jika pesan yang sobat maxcloud tuliskan tidak lengkap maka sistem bisa menganggapnya sebagai spam dan tidak muncul secara langsung kepada pihak penerima. 

Sistem ini juga akan menyimpan pesan tersebut ke dalam kotak surat sesuai dengan alamat email yang dituju. Kotak surat tersebut biasanya bisa diakses oleh pemilik alamat email melalui webmail yang digunakan.

Terakhir, penerima pesan bisa menerima dan membuka pesan yang ada di kotak masuk melalui protokol IMAP (Internet Message Access Protocol) atau POP (Post Office Protocol). Protokol POP akan menyalin pesan dari sistem dan menyimpan ke dalam kotak masuk penerima. Sedangkan, untuk protokol IMAP juga memungkinkan sobat maxcloud untuk mengakses pesan langsung dari mail server. 

Fungsi Mail Server 

Dengan cara kerja mail server yang kompleks, tentunya ada beberapa fungsi yang bisa dimanfaatkan oleh pengguna. Sebagai berikut adalah beberapa fungsi mail server : 

1. Menjaga Keamanan Email dari Virus dan Malware 

Adanya fitur keamanan tambahan seperti DMARC memungkinkan sistem sobat maxcloud akan terhindar dari serangan spoofing dan phising. Adanya serangan tersebut tentunya akan berakibat buruk pada keamanan data maupun pesan. 

Terlebih lagi, jika informasi yang terkandung di dalamnya adalah pesan penting dan rahasia. Lebih lanjut, supaya sobat maxcloud bisa mengembalikan data di saat terserang oleh peretas dan lakukan backup data yang disimpan di server berbeda. 

2. Data Privasi Lebih Terjamin Keamananya 

Apabila sobat maxcloud mempunyai mail server sendiri, maka bisa mengatur dan menyaring pesan maupun iklan apa saja yang bisa diterima. Dengan begitu, maka pihak luar tidak bisa sembarangan memasang iklan atau tautan yang bisa berujung ke pencurian data privat. 

Nah, itulah dia penjelasan lengkap mengenai cara kerja mail server. Semoga informasi diatas bisa membantu dan bermanfaat.